會議是協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)理工作的重要手段之一，每個監(jiān)理人員都熟悉開會，但能把一個會議開得富有成效卻并不容易。一次成功的監(jiān)理會議主要具備以下三個要素：一是會議任務(wù)的管理；二是會議程序：三是會議文件的準(zhǔn)備。
會議任務(wù)是指會議上要做的事，這也是會議的目的。因此，總監(jiān)**要確定會議的目標(biāo)。會議的目標(biāo)一經(jīng)確定，則對會議任務(wù)的管理也就開始了。會議目標(biāo)的類型有：解釋問題；對所要解決的難題尋找可供選擇的方案；評估行動方案；在各種選擇中作出決策；計劃下一步的行動；交流信息；回顧和澄清問題；評價已取得的工作進展；提出論點；等等。在一次會議上，可能試圖解決一個問題，也可能解決相關(guān)的兩個或多個問題，這要視具體情況而定。會議的目標(biāo)確定之后，下一個問題就是規(guī)定會議的規(guī)范。它是與會議目標(biāo)緊密相關(guān)的另一個重要問題。因為與所定會議目標(biāo)聯(lián)系的問題有許多個，那么這一次會議探討、研究哪些問題必須明確地規(guī)定下來，以便使會議始終圍繞重點進行研討。會議的目標(biāo)和范圍確定之后，就可決定邀請哪些人參加會議。如果會議的目的不清楚，也就無法決定邀請哪些人來參加會議。被邀請者應(yīng)該是那些能夠?qū)崿F(xiàn)會議目標(biāo)的人員。對那些需要了解情況的聽會者，即使他們沒有多少發(fā)言權(quán)也不要排除在外。在被邀請人的名單中不應(yīng)該包括那些不需要聽會的旁觀者，因為與會議無關(guān)的旁觀者參加會議的話，勢必會沖淡與會者的注意力，甚至還可能影響與會者直率地發(fā)表意見。確定了會議的目標(biāo)，議事范圍，參加會議人員及其需要做的準(zhǔn)備工作之后，總監(jiān)就可以進行會議時間表的安排。從解決問題的時機來說，召開會議的時間既不能太早，也不應(yīng)過晚。召開會議的時間過晚，則錯過解決問題的時機，如果太早，會使與會者來不及做好準(zhǔn)備。會期定了后，要早日通知給與會者，以便使參加會議的人能更好地計劃自己的工作時間。會議地點的安排要利于實現(xiàn)會議的目的和方便與會者。會議地點的選擇受會議目的支配，并對會議能否成功有直接的影響，故應(yīng)精心地選擇。例如，需要與會者解決施工過程中的問題，則會議地點選在工地現(xiàn)場召開更有利。有的會議需要查閱一些參考資料，則會議地點就選在靠近保存檔案或所需資料的地方。一般來說，與監(jiān)理工作有關(guān)的會議，通常安排在工地為好。會議目標(biāo)的實現(xiàn)，不是總監(jiān)把與會者簡單召集在一起就能解決的，預(yù)先還要安排好會議進行的先后順序，即所謂會議程序。重要的程序活動主要有：啟發(fā)引導(dǎo)討論：總監(jiān)負責(zé)宣布開會并啟發(fā)引導(dǎo)討論。提供信息和意見：每個與會者均有責(zé)任提供有關(guān)信息和意見與大家共享。尋求信息和意見：總監(jiān)引導(dǎo)，勸說與會者把話說出來。鼓勵與會者說出意見：總監(jiān)鼓勵與會者大膽地發(fā)表不同意見。審核會議上提出的信息、意見的真實性：與會者對會議上提出的信息和意見加以證實或質(zhì)疑。弄清事實和意義：總監(jiān)要弄清每件事是否大家都理解了，否則不能進行下一步討論。檢驗認(rèn)識的一致性：總監(jiān)就與會者對有關(guān)議題的認(rèn)識是否一致加以問詢并確認(rèn)。協(xié)調(diào)：總監(jiān)引導(dǎo)與會者進行分析、協(xié)商，找出共同點，協(xié)調(diào)分歧點。總結(jié)：總監(jiān)對已討論過的議題進行簡潔的概括，得出明確結(jié)論。記錄：總監(jiān)指定專人對會議討論內(nèi)容和會議結(jié)論以文字形式記載下來。掌握時間：總監(jiān)要有意識地控制討論時間，既不要拖延時間，也不要走過場，保證每在會議上，總監(jiān)要倡導(dǎo)對實現(xiàn)會議目標(biāo)帶有建設(shè)性的行動。每個與會者在會議上表現(xiàn)各不相同，這是因為與會者各自所處的立場和角度不同。這里總監(jiān)要圍繞會議目標(biāo)啟發(fā)引導(dǎo)與會者發(fā)表意見，要鼓勵那些敢于抒發(fā)自己觀點的人，不要頻頻打斷發(fā)言人的講話。總之，總監(jiān)要密切注意會議的發(fā)展動態(tài)，如果發(fā)現(xiàn)會議任務(wù)或會議程序中有哪些缺陷和不足之處都應(yīng)盡力補救解決。簡單地說，議事清單就是對要議的事項所列出的清單，也就是要在會議上考慮討論的題目一覽表。這個表好公開印發(fā)，或者在會議開始時**說明。比較好的議事清單上不僅有事項的名稱，還寫明會議的目標(biāo)、范圍、與會者和每件事要討論多長時間。如果沒有議事清單的話，與會者不清楚會議將如何進行，就要消耗許多時間才能使會議取得進展。每次會議都應(yīng)該作記錄，內(nèi)容包括時間、地點、出席會議的人員、議事清單、所討論事項，作出的決定或未解決事項、任務(wù)委派情況等。如果需要正式的會議紀(jì)要，則應(yīng)抽出一定時間對材料進行組織、編輯，使其更加清晰、準(zhǔn)確，然后打印、散發(fā)。會議紀(jì)要越早發(fā)越好，與會者對會議尚記憶猶新時，就收到會議紀(jì)要，會使他們對會議紀(jì)要的審查更有收獲，同時也能及早發(fā)現(xiàn)錯誤、遺漏或不準(zhǔn)確之處，使會議的成果得到更加有效的落實。
